Guides du produit
Paramètres de l'espace de travail, membres de l'équipe et rôles
Dans Wbiztool, tout appartient à un espace de travail (appelé « espace » dans certaines parties du tableau de bord, comme la liste Espaces et Préférences d'Espace dans Paramètres). Vos numéros WhatsApp, contacts, campagnes, clés API, forfait et messages appartiennent tous à un même espace de travail, et vous pouvez inviter des collègues à y travailler avec vous.
Ce guide présente la page Paramètres et le passage d'un espace de travail à un autre. Pour savoir qui peut faire quoi, consultez Rôles et autorisations.
Espaces de travail#
Lors de votre inscription, Wbiztool crée un espace de travail pour vous, nommé d'après votre prénom (par exemple « Aman's Space ») ou « My Space ». Vous en êtes le créateur et l'Administrateur.
Vous ne pouvez pas créer d'autres espaces de travail vous-même. Vous rejoignez d'autres espaces de travail lorsque leur Administrateur vous y invite.
Passer à un autre espace de travail#
Ouvrez le menu des espaces de travail
Cliquez sur le nom de l'espace de travail en haut du tableau de bord. Il affiche l'espace de travail actuel et votre rôle dans celui-ci.
Choisissez un espace de travail
La liste Espaces affiche tous les espaces de travail que vous avez rejoints, avec votre rôle dans chacun. L'espace actuel est marqué Sélectionné. Cliquez sur un autre espace de travail pour y basculer.
Le changement vous amène au tableau de bord de cet espace de travail. Tout ce que vous voyez et faites ensuite, y compris les clés API que vous créez, appartient à l'espace de travail sélectionné.
La page Paramètres#
Ouvrez Paramètres depuis la barre latérale. Seuls les Administrateurs voient ce lien : les Éditeurs et les Analystes peuvent ouvrir /settings/ directement pour modifier leurs propres Profil, Sécurité et Notifications. La page comporte deux groupes d'onglets :
| Groupe | Onglet | À quoi il sert |
|---|---|---|
| Préférences Utilisateur | Profil | Votre nom, votre numéro WhatsApp et votre email. S'applique à vous dans tous les espaces de travail. |
| Sécurité | Changer votre mot de passe. | |
| Notifications | Les alertes que vous recevez pour cet espace de travail. | |
| Préférences d'Espace | Organisation | Logo, nom, entreprise et site web de l'espace de travail. |
| Facturation | Coordonnées de l'entreprise pour vos factures. | |
| Historique des Paiements | Paiements passés et téléchargement des factures. | |
| Équipe | Membres, invitations et rôles. | |
| Clés API | Consultez le guide des clés API. | |
| Étiquettes | Pas encore disponible : l'onglet affiche Fonctionnalité Étiquettes Bientôt Disponible. |
Vous pouvez créer un lien direct vers un onglet, par exemple /settings/#team ou /settings/#notifications.
Profil#
L'onglet Profil contient vos Informations Personnelles :
- Prénom et Nom de famille (tous deux obligatoires).
- Numéro de téléphone WhatsApp : votre propre numéro, avec l'indicatif pays. Utilisez uniquement des chiffres, des espaces et
+ ( ) -, de 4 à 25 caractères, sinon vous voyez « Invalid phone number » (numéro de téléphone non valide). Wbiztool envoie les alertes WhatsApp à ce numéro (voir Notifications). Une fois enregistré, il peut être modifié mais pas effacé. - Adresse email : votre email de connexion. Il ne peut pas être modifié ici.
Cliquez sur Enregistrer les Modifications pour enregistrer.
L'interrupteur Alertes WhatsApp (M'alerter sur WhatsApp) est un ancien paramètre et ne contrôle pas les alertes de déconnexion actuelles. Utilisez plutôt l'onglet Notifications.
Sécurité#
Dans l'onglet Sécurité, remplissez Mot de passe actuel, Nouveau mot de passe (au moins 8 caractères) et Vérifier le mot de passe, puis cliquez sur Changer le Mot de Passe.
Si vous vous êtes inscrit avec Google et n'avez jamais défini de mot de passe, vous n'avez pas de mot de passe actuel à saisir. Utilisez d'abord Mot de passe oublié pour en définir un. Le lien de réinitialisation est valable 1 heure et une seule fois.
Après avoir changé votre mot de passe, vous êtes déconnecté et devez vous reconnecter avec le nouveau mot de passe.
Informations de l'organisation#
Seuls les Administrateurs peuvent modifier l'onglet Organisation. Les autres membres voient les informations en lecture seule.
- Logo : une image PNG ou JPG de moins de 2 Mo.
- Nom d'affichage : le nom de l'espace de travail affiché dans le menu des espaces de travail (30 caractères maximum).
- Entreprise et Site de l'entreprise : facultatifs.
Cliquez sur Enregistrer les Modifications pour enregistrer.
Coordonnées de facturation#
L'onglet Facturation enregistre les coordonnées de l'entreprise utilisées pour la facturation : Nom commercial légal, Adresse, Ville et code postal, État, Pays et Numéro GST / VAT. Seuls les Administrateurs peuvent les enregistrer.
Si votre espace de travail a déjà payé via le checkout de Wbiztool, les coordonnées mises à jour sont également envoyées à Paddle, le prestataire de paiement de Wbiztool.
Pour changer de forfait, rendez-vous sur Facturation et forfaits. Consultez Forfaits et facturation.
Historique des paiements et factures#
L'onglet Historique des Paiements liste les 20 paiements les plus récents de votre espace de travail effectués via le checkout Paddle, du plus récent au plus ancien :
| Colonne | Signification |
|---|---|
| Date | Date de facturation du paiement. |
| ID de Transaction | La référence Paddle du paiement. Indiquez-la lorsque vous contactez le support. |
| Description | Le forfait ou l'option payé(e). |
| Montant | Le total facturé, dans la devise du paiement. |
| Statut | Payé, En attente, Échec ou Remboursé. Les autres statuts Paddle, comme canceled ou ready, apparaissent avec leur valeur brute. |
| Facture | Télécharger ouvre le PDF de la facture dans un nouvel onglet, lorsque Paddle en a émis une. |
Si l'espace de travail n'a jamais payé via le checkout, une fenêtre indique « No payment history available yet. » (aucun historique de paiement pour le moment) et le tableau affiche Aucune Transaction Trouvée. Les achats AppSumo ne sont pas listés ici : retrouvez-les dans votre compte AppSumo.
Équipe#
L'onglet Équipe liste toutes les personnes de l'espace de travail, avec leur Rôle et leur Date d'adhésion. Les personnes qui n'ont pas encore accepté affichent Invited (invité) comme date d'adhésion. La personne qui a créé l'espace de travail affiche Créateur comme rôle.
Inviter un membre de l'équipe#
Seuls les Administrateurs peuvent inviter des personnes.
Ouvrez l'onglet Équipe
Allez dans Paramètres → Équipe et cliquez sur Ajouter un Utilisateur.
Saisissez son email et son rôle
Saisissez l'Email de la personne et choisissez un Rôle : Administrateur, Éditeur ou Analyste. Éditeur est sélectionné par défaut.
Envoyez l'invitation
Cliquez sur Soumettre. Wbiztool lui envoie par email une invitation avec un lien pour rejoindre l'espace, et elle apparaît dans la liste comme Invited (invité).
Le nombre de membres dépend de votre forfait, plus les éventuelles options de membres d'équipe supplémentaires. Tout le monde compte dans la limite, y compris vous et les personnes qui n'ont pas encore accepté. Lorsque vous l'atteignez, vous voyez « Cant add more than … users » (impossible d'ajouter plus de … utilisateurs). Vérifiez votre utilisation sur Facturation et forfaits.
Pour retirer une invitation, cliquez sur Annuler l'Invitation sur la ligne de cette personne, puis sur Oui, Annuler.
Accepter une invitation#
Connectez-vous avec l'email invité
Connectez-vous à Wbiztool avec l'adresse email à laquelle l'invitation a été envoyée. Si vous n'aviez pas encore de compte, un compte a été créé pour cette adresse : utilisez Mot de passe oublié pour définir un mot de passe. Le lien de réinitialisation est valable 1 heure et une seule fois.
Ouvrez le lien d'invitation
Cliquez sur le lien de l'email « Wbiztool - You have been invited to new space! ». Vous voyez « Invitation accepted! » (invitation acceptée) et Wbiztool vous fait passer au nouvel espace de travail.
Si vous voyez « Invalid invitation! » (invitation non valide), vous êtes connecté avec un autre email, ou l'invitation a été annulée.
Rôles et autorisations#
Le tableau de bord appelle le rôle le plus élevé Administrateur lorsque vous invitez quelqu'un, et Owner (propriétaire) dans le menu des espaces de travail et dans la colonne Rôle de la liste de l'équipe (le créateur affiche Créateur). Il s'agit du même rôle.
| Action | Administrateur (Owner) | Éditeur | Analyste |
|---|---|---|---|
| Voir Paramètres dans la barre latérale | Oui | Non | Non |
| Inviter, modifier et retirer des membres | Oui | Non | Non |
| Modifier les informations Organisation et Facturation | Oui | Non | Non |
| Créer et supprimer des clés API | Oui | Non | Non |
| Ouvrir Facturation et forfaits, acheter ou annuler des forfaits et des options | Oui | Non | Non |
| Voir l'Historique des Paiements et télécharger les factures | Oui | Non | Non |
| Déconnecter le compte Google dans Google Sheets | Oui | Non | Non |
| Ouvrir Google Sheets et gérer les déclencheurs | Oui | Oui | Non |
| Utiliser la boîte de réception Unibox, les tickets, les contacts et les écouteurs webhook | Oui | Oui | Non |
| Importer, télécharger et supprimer des vérifications de numéros et des exports de membres de groupes | Oui | Oui | Non |
| Annuler les messages en attente dans Rapports | Oui | Oui | Non |
| Supprimer ou déconnecter des numéros WhatsApp | Oui | Oui | Non |
Les non-Administrateurs qui ouvrent Facturation et forfaits sont renvoyés vers le tableau de bord.
Modifier le rôle d'un membre#
Seuls les Administrateurs peuvent le faire. Sur la ligne du membre, cliquez sur Actions → Modifier, choisissez le nouveau Rôle et cliquez sur Soumettre. Le rôle du créateur ne peut pas être modifié.
Retirer un membre#
Seuls les Administrateurs peuvent le faire. Sur la ligne du membre, cliquez sur Actions → Supprimer, puis sur Oui, Supprimer. Il perd immédiatement l'accès à l'espace de travail. Ce qu'il a créé, comme des campagnes et des messages, reste dans l'espace de travail.
Le créateur ne peut pas être retiré.
Quitter un espace de travail#
Sur votre propre ligne dans Équipe, cliquez sur Quitter, puis sur Oui, Quitter.
- Le créateur ne peut pas quitter l'espace de travail qu'il a créé.
- Le bouton Quitter n'est actuellement affiché qu'aux Administrateurs. Si vous êtes Éditeur ou Analyste et souhaitez partir, demandez à un Administrateur de vous retirer.
Notifications#
L'onglet Notifications définit les alertes que vous recevez pour l'espace de travail actuel. Chaque membre a ses propres paramètres, et ceux-ci sont distincts pour chaque espace de travail auquel vous appartenez.
L'onglet comporte les sections suivantes :
- Paramètres Rapides : Activer Toutes les Notifications active ou désactive d'un coup tous les interrupteurs ci-dessous. Il n'est pas enregistré en lui-même : enregistrez les sections ci-dessous.
- Notifications WhatsApp : Alerte de Déconnexion Client WhatsApp, Notifications d'Activité de Compte, Notifications de Facturation.
- Notifications Email : Alerte de Déconnexion Client WhatsApp, Emails d'Activité de Compte, Notifications de Facturation.
- Seuils d'Alerte : Activer les Alertes de Crédit Faible, Seuil d'alerte de crédit faible (de 1 à 10 000, 100 par défaut) et Alerte de déconnexion WhatsApp (heures) (de 1 à 144, 12 par défaut).
Lorsque vous modifiez quelque chose, un bouton d'enregistrement apparaît pour cette section (Enregistrer les Paramètres WhatsApp, Enregistrer les Paramètres Email, Enregistrer les Paramètres d'Alerte ou Enregistrer Tous les Paramètres de Notification). Les modifications ne sont conservées que lorsque vous cliquez dessus.
Alertes de déconnexion WhatsApp#
Lorsqu'un numéro WhatsApp connecté de l'espace de travail est déconnecté, Wbiztool alerte chaque membre ayant accepté son invitation :
- Par email, avec l'objet « WbizTool Alert - WhatsApp Disconnected! », si l'interrupteur email est activé et que votre adresse email est vérifiée.
- Sur WhatsApp, depuis le numéro de Wbiztool, si l'interrupteur WhatsApp est activé. Le message est envoyé au Numéro de téléphone WhatsApp de votre Profil, ou au numéro déconnecté lui-même si votre profil ne contient aucun numéro.
Des rappels suivent tant que le numéro reste déconnecté : 5 alertes au maximum par déconnexion, espacées d'au moins 24 heures. Vous n'êtes pas alerté pour un numéro que vous avez vous-même déconnecté ou supprimé. Les alertes s'arrêtent dès que le numéro se reconnecte.
Autres emails envoyés par Wbiztool#
Ces emails ne sont pas contrôlés par l'onglet Notifications :
| Destinataire | Quand | |
|---|---|---|
| Wbiztool - You have been invited to new space! | La personne invitée | Un Administrateur l'invite. |
| WbizTool Alert - WhatsApp Connected Successfully! | Le créateur de l'espace de travail | Un numéro WhatsApp se connecte pour la première fois. Il contient votre API Client ID et, si l'espace de travail en possède une, une clé API. |
| WbizTool - Subscription Activated | Le créateur de l'espace de travail | Un nouveau forfait ou une nouvelle option est acheté(e) via le checkout. |
| Your Wbiztool Subscription Has Not Enough Credits | Le créateur de l'espace de travail | L'API ou un déclencheur Google Sheets ne peut pas envoyer, car il ne reste plus de messages. Au maximum une fois tous les 3 jours. Un message WhatsApp est aussi envoyé au numéro du profil du créateur. |
| Reset Password - Wbiztool | Vous | Vous demandez la réinitialisation de votre mot de passe. |
Les emails destinés au créateur de l'espace de travail ne sont envoyés que si son adresse email est vérifiée.
Dépannage#
| Problème | Ce qu'il faut vérifier |
|---|---|
| Aucun lien Paramètres dans la barre latérale | Seuls les Administrateurs le voient. Pour modifier votre profil, votre mot de passe ou vos notifications, ouvrez /settings/ directement. |
| Impossible de modifier Organisation, Facturation ou Équipe | Vous n'êtes pas Administrateur dans cet espace de travail. |
| « Cant add more than … users » | L'espace de travail a atteint sa limite de membres. Les invitations en attente comptent aussi : annulez celles dont vous n'avez pas besoin, ou ajoutez des options de membres d'équipe sur Facturation et forfaits. |
| « User already added in this space » (utilisateur déjà ajouté à cet espace) | Cet email est déjà membre ou a une invitation en attente. Si l'espace de travail a aussi atteint sa limite de membres, vous voyez plutôt le message de limite. |
| La personne invitée n'a pas reçu l'email | Vérifiez son dossier de spam. Pour le renvoyer, cliquez sur Annuler l'Invitation et invitez-la à nouveau. |
| « Invalid invitation! » | Connectez-vous avec l'adresse email exacte qui a été invitée. |
| L'espace de travail invité n'apparaît pas dans Espaces | L'invitation n'a pas encore été acceptée. Ouvrez le lien de l'email d'invitation. |
| « Invalid phone number » lors de l'enregistrement de votre profil | Utilisez uniquement des chiffres, des espaces et + ( ) - dans Numéro de téléphone WhatsApp, de 4 à 25 caractères. |
| « Please Enter Correct Password. » (veuillez saisir le bon mot de passe) | Le Mot de passe actuel est incorrect. Utilisez Mot de passe oublié si vous ne le connaissez pas. |
| Aucune alerte de déconnexion | Vérifiez que les interrupteurs d'alerte de déconnexion sont activés pour cet espace de travail, que votre email est vérifié et que votre profil contient votre numéro WhatsApp. |
| « No payment history available yet. » | L'espace de travail n'a encore rien payé via le checkout de Wbiztool. |